编号
档号编制：给每个档案或档案盒编制的档号，档号应包含分类号、年度、案卷号等信息，例如 “XZ - 2023 - 001”，其中 “XZ” 表示行政档案，“2023” 是年度，“001” 是案卷号。
编号标识：在档案盒或档案上清晰地标注档号，可使用标签或直接打印在档案盒上，确保编号醒目、易于识别。
考虑档案形成背景和目的
了解形成主体：明确档案是由哪个组织、部门或个人形成的，以及其主要职能和业务范围。不同的形成主体会有不同的工作重点和主题倾向，这有助于确定档案的主题和分类标准。例如，学校的档案可能会围绕教学、科研、学生管理等主题分类，而企业的档案则会侧重于生产、销售、财务等方面。
分析形成目的：思考档案形成的目的是什么，是为了记录工作过程、总结经验教训、提供决策依据，还是为了其他特定的用途。档案的形成目的往往与主题密切相关，例如，为了总结项目经验而形成的档案，可能会以项目名称或类型作为主题分类的依据。
参考相关标准和规范
国家标准和行业标准：许多行业和领域都有关于档案分类的国家标准或行业规范，这些标准提供了通用的分类框架和主题词表，可以作为确定主题和分类标准的重要参考。例如，《企业档案工作规范》《机关档案工作条例》等对不同类型档案的分类都有相应的规定。
专业分类体系：对于一些特定的专业领域，如医学、法学、历史学等，有专门的分类体系和主题词表。在整理相关专业档案时，可以借鉴这些专业分类体系，使档案的分类更加科学、准确，便于专业人员的利用和研究。
结合实际使用需求
满足利用者需求：考虑档案的主要利用者是谁，他们通常会以何种方式查找和使用档案。例如，对于企业的档案，财务人员可能需要按财务科目分类查找财务报表，销售人员可能更关注按客户或产品分类的销售记录。因此，在确定主题和分类标准时，要尽量满足不同利用者的需求，提案的利用效率。
便于检索和查询：分类标准应便于建立清晰的检索体系，使档案能够通过关键词、主题词等快速检索到。可以采用多级分类的方式，将大的主题进一步细分，每个类别都有明确的定义和范围，避免分类过于笼统或模糊，以便于准确地定位和查询档案。