编号
档号编制：给每个档案或档案盒编制的档号，档号应包含分类号、年度、案卷号等信息，例如 “XZ - 2023 - 001”，其中 “XZ” 表示行政档案，“2023” 是年度，“001” 是案卷号。
编号标识：在档案盒或档案上清晰地标注档号，可使用标签或直接打印在档案盒上，确保编号醒目、易于识别。
保管和利用原则：档案整理要便于保管和利用。在整理过程中，应根据档案的载体类型、数量、重要程度等因素，选择合适的保管方式和装具，如档案盒、档案柜等，确保档案能够得到妥善保存。同时，整理后的档案应具有清晰的分类和编号体系，建立完善的检索工具和目录，方便档案管理人员快速查找和提供档案，满足利用者的需求。例如，将常用的档案放置在便于取用的位置，按照一定的分类规则排列，使利用者能够通过检索工具迅速找到所需档案。
按时间顺序整理
年度分类法：将档案按其形成的年度进行分类，能清晰展现档案形成的时间脉络，体现不同年度工作的连续性和发展变化。例如，一个企业每年都会产生财务报表、工作总结、业务合同等档案，按年度分类后，可直观了解企业在不同年份的经营状况和业务发展情况。
阶段分类法：对于一些大型项目或长期工作，可以根据其进展阶段来整理档案。比如，一个建设项目可分为规划设计、施工建设、竣工验收等阶段，将各阶段相关的文件、图纸、报告等分别整理在一起，能完整呈现项目的全过程。
参考相关标准和规范
国家标准和行业标准：许多行业和领域都有关于档案分类的国家标准或行业规范，这些标准提供了通用的分类框架和主题词表，可以作为确定主题和分类标准的重要参考。例如，《企业档案工作规范》《机关档案工作条例》等对不同类型档案的分类都有相应的规定。
专业分类体系：对于一些特定的专业领域，如医学、法学、历史学等，有专门的分类体系和主题词表。在整理相关专业档案时，可以借鉴这些专业分类体系，使档案的分类更加科学、准确，便于专业人员的利用和研究。