装订与装盒
装订:对于纸张较小或零散的文件,可采用装订机装订或线装的方式,使其成为一个整体,防止文件丢失。
装盒:将装订好的档案或单份档案装入档案盒,并在档案盒上标注档号、题名、年度等信息,便于存放和查找。
来源原则:强调档案应按照其形成来源进行整理和分类。同一形成者或同一组织机构形成的档案应集中在一起,不同来源的档案应分开整理。这样可以保持档案在来源方面的独立性和完整性,便于从档案的形成背景和历史沿革角度进行管理和利用。例如,一个机关单位的档案要与其他机关单位的档案区分开来,单独进行整理和分类。
按时间顺序整理
年度分类法:将档案按其形成的年度进行分类,能清晰展现档案形成的时间脉络,体现不同年度工作的连续性和发展变化。例如,一个企业每年都会产生财务报表、工作总结、业务合同等档案,按年度分类后,可直观了解企业在不同年份的经营状况和业务发展情况。
阶段分类法:对于一些大型项目或长期工作,可以根据其进展阶段来整理档案。比如,一个建设项目可分为规划设计、施工建设、竣工验收等阶段,将各阶段相关的文件、图纸、报告等分别整理在一起,能完整呈现项目的全过程。
按文件间的关联分类
系列文件分类:对于具有连续性、关联性的系列文件,如会议文件,可将会议通知、议程、报告、决议等按会议的先后顺序整理成一个系列,体现会议的完整过程和决策形成的脉络。
文件组合分类:将在内容上相互补充、相互印证的文件组合在一起。例如,一份政策文件与其相关的实施细则、解释说明、执行情况报告等组合分类,能更、深入地反映政策的制定和执行情况。